Numériser, Indexer: prestation d’archivage

Ouestélio traite aussi bien le document électronique que papier : pour accéder en quelques clics à vos archives, pour retravailler vos documents, pour les diffuser plus facilement, pour conserver des documents, pour stocker vos données … Ouestélio les numérise pour vous. La prise en charge des documents physiques peut être effectuée par notre partenaire ALT. Celui-ci dispose d’entrepôts sécurisés et des moyens de gestion importants d’archives physiques.

Nous vous proposons  une prestation d’archivage complète : depuis l’audit jusqu’à la restitution de documents indexés ! Ainsi, nous disposons de scanners de différents modèles: scanner de production Kodak Alaris, scanner grande largeur (pour numérisation de plans ou d’affiches) jusque 42 pouces, scanners photographiques. La précision de la numérisation dépendra de l’utilisation future des archives. Il est important d définir le format de sortie (TIFF, JPG, PDF, PDF/A…) avant la prestation.

Nos scanners grande largeur, d’une résolution maximale de 1200 dpi, sont tout à fait adaptés pour numériser un poster ou une affiche format sucette (format “decaux”). Ils sont aussi très précis et permettent de numériser des cartographies.

De même, la structure de l’indexation, le format de celle-ci (métadonnées, fichier xml) doivent être établis. Notre logiciel Capture Pro facilite et sécurise l’indexation. Ceci vous permettra de retrouver aisément vos documents ou pour les insérer dans un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED).

En utilisant des code barres ou QR codes, nous pouvons aussi organiser les documents dans des répertoires, et traiter automatiquement l’indexation. Ceci est particulièrement utile dans le cas de numérisation de dossiers techniques complexes.

La scannérisation d’un document conduit à une image simple, au format Tiff ou jpg par exemple. Si vous souhaitez utiliser un texte, en faire un copier-coller pour l’utiliser dans un autre document, il faut passer par l’étape OCR. Beaucoup de logiciels permettent une OCR basique, mais le sujet devient plus compliqué si votre document numérisé contient des images, des tableaux, des notes de bas de page… Dans ce cas il faut des logiciels plus puissants et un savoir faire professionnel pour déterminer les formats les plus adaptés, détecter les incertitudes de lecture, mettre en forme des tableaux complexes.

Relire un nombre de pages important et le retranscrire dans un tableau Excel est tout à fait possible. Nos logiciels permettent aussi, dans une certaine mesure bien entendu, de nettoyer numériquement des documents détériorés.

Enfin, nous avons adjoint à notre prestation d’archivage un service complémentaire d’analyse de documents. La technique de lecture automatique de données (LAD) permet une indexation sûre et efficace. De plus, elle représente un gain de temps par rapport à la fastidieuse relecture humaine. Confiez-nous la relecture de vos questionnaires dès que leur volume dépasse environ 100 exemplaires.

Cette technique permet par exemple d’analyser des questionnaires papier (cases à cocher, texte semi structuré). La relecture permet de détecter des erreurs (par exemple deux cases incompatibles cochées) et par conséquent de déclencher une vérification humaine dans ces cas. Par ailleurs, la relecture de documents semi-structurés permet d’extraire des données à partir de documents comme des factures ou des bulletins de salaires.

Document structuré (formulaire, cases à cocher, peignes, questionnaires)? Semi-structuré (factures…) ? Non structuré? (courriers). Nous avons la solution ! La détection de formes et l’auto-apprentissage font partie de la panoplie de logiciels de LAD dont nous disposons.

Selon la complexité du projet, une phase de paramétrage sur un échantillon (une dizaine de formulaires pour des cases à cocher) permet de lancer l’analyse. Une concertation avec le donneur d’ordres permet d’affiner les cas à traiter par un opérateur. Par exemple, si deux cases incompatibles sont cochées, ou si des éléments manuscrits complémentaires sont inscrits, il nous faut déterminer une procédure. La reconnaissance de texte est aussi facilitée si nous connaissons la langue utilisée.

Notre équipement récent, notre savoir-faire sont autant de gages de sérieux. Nous assurons des prestations de scannérisation, numérisation, OCR, LAD, indexation par métadonnées ou xml et nous déplaçons sur toute la Bretagne pour transporter par nos propres moyens les archives qui nous sont confiées. Ainsi, pas d’intermédiaire transporteur qui ajoutent un degré d’incertitude: nous prenons en charge vos documents et en sommes responsables. Les donnés numérisées, traitées et indexées vous sont restituées sous forme CD, DVD, disque dur ou serveur. Notre atelier est situé à Brest, et nous pouvons aussi vous conseiller depuis notre agence de Quimper.